9.5: Chuỗi 4 email tự động: chăm khách mới mà không cần nhớ gửi tay

Chuỗi email tự động cho khách mới gồm 4 email gửi cách nhau vài ngày: email số 0 gửi quà ngay, email 1 giới thiệu tiệm, email 2 chia sẻ điều có ích kèm lời khách khen, email 3 mời đặt lịch. Anh chị viết một lần, phần mềm tự gửi cho từng người mới đăng ký, không cần nhớ.

Đây là phần mình thích nhất ở email. Làm tay thì tuần đầu còn nhớ, tuần thứ ba là quên. Còn chuỗi tự động thì người thứ một trăm đăng ký vẫn được chăm y như người đầu tiên.

Bài này mình giải thích cách chuỗi hoạt động và đưa sẵn 4 mẫu email để anh chị sửa lại dùng.

"Tự động" nghĩa là gì?

Trong phần mềm email, anh chị đặt một quy tắc: "Khi có người đăng ký, gửi các email này theo thứ tự, cách nhau từng này ngày."

Hình dung như máy pha cà phê hẹn giờ. Tối anh chị cho cà phê và nước vào, đặt giờ. Sáng hôm sau máy tự pha, ngày nào cũng vậy.

Các phần mềm thường gọi tính năng này là "automation", "welcome series" hoặc "autoresponder".

Vì sao là 4 email chứ không phải 1?

Một email chỉ đủ để gửi quà. Khách nhận xong, đọc xong, rồi quên.

Bốn email cho tiệm bốn lần xuất hiện, mỗi lần một việc:

Thứ tự này giống cách mình làm quen với một người: chào hỏi và tặng quà trước, kể về mình, giúp họ một việc, rồi mới mời họ ghé nhà.

Email số 0: Gửi quà ngay

Gửi trong vài phút sau khi khách đăng ký. Khách vừa đưa email, đang chờ. Chậm một ngày là họ quên mình đã đăng ký gì.

Tiêu đề: Quà của chị đây: [tên món quà]

Nội dung:

Chào chị [Tên],

Cảm ơn chị đã đăng ký. Đây là [tên món quà] tiệm hứa gửi chị: [đường link hoặc mã ưu đãi].

Vài ngày tới em sẽ gửi chị thêm một hai mẹo nhỏ. Một tháng tiệm chỉ gửi một hai email thôi ạ.

[Tên người gửi] [Tên tiệm], [địa chỉ]

Ngắn thôi. Email này chỉ có một việc: đưa quà.

Email số 1: Tiệm là ai

Tiêu đề: Chuyện của tiệm [tên tiệm]

Nội dung:

Chào chị [Tên],

Em là [tên], chủ tiệm [tên tiệm] ở [khu vực]. Tiệm mở từ năm [năm], khởi đầu chỉ có [chi tiết thật, ví dụ: hai ghế và một mình em].

Điều tụi em chăm nhất là [một điều cụ thể: vệ sinh dụng cụ / nước dùng nấu từ xương mỗi sáng / không vội khách].

Tiệm mở cửa [giờ]. Chị ghé lúc nào cũng được, hoặc đặt lịch trước ở đây: [link].

Viết như đang kể cho một người quen. Một chi tiết thật giá trị hơn mười câu khen mình.

Email số 2: Giúp ích và tạo niềm tin

Tiêu đề: [Một mẹo cụ thể, ví dụ: 3 điều nên tránh trong 24 giờ sau khi làm gel]

Nội dung:

Chào chị [Tên],

Khách hay hỏi em: "[câu hỏi thường gặp]". Em trả lời ngắn gọn:

1. •[Mẹo 1]
2. •[Mẹo 2]
3. •[Mẹo 3]

Tuần trước chị [tên khách, đã xin phép] có viết cho tiệm: "[câu review thật]".

Hẹn gặp chị ở tiệm.

Email này không bán gì cả. Nó cho đi một điều có ích, và kèm lời của một khách thật. Chỉ dùng review thật, và xin phép khách trước khi dẫn tên.

Email số 3: Mời đặt lịch

Tiêu đề: Tuần này tiệm còn chỗ cho chị

Nội dung:

Chào chị [Tên],

Nếu chị đang định làm [dịch vụ], tuần này tiệm còn trống [các khung giờ thường trống, ví dụ: chiều thứ Ba và thứ Tư].

[Nếu có ưu đãi: Chị đặt trước Chủ nhật, tiệm tặng thêm …]

Chị đặt lịch ở đây: [link] Hoặc nhắn tiệm qua [số điện thoại / Zalo].

Đây là email duy nhất trong chuỗi có lời mời rõ ràng. Tới đây khách đã nhận quà, biết tiệm là ai, và được giúp một việc. Lời mời lúc này nghe tự nhiên.

4 nguyên tắc cho cả chuỗi

1. •Mỗi email một việc, một đường link chính. Đừng nhét ba lời kêu gọi vào một thư.
2. •Viết như một người viết cho một người. Ký tên thật của anh chị, không ký "Ban quản lý".
3. •Ngắn. Đọc xong trong chưa tới một phút trên điện thoại.
4. •Luôn có tên tiệm, địa chỉ và đường link ngừng nhận ở cuối thư. Luật CASL yêu cầu, và phần mềm email thường tự thêm.

Cài đặt trong 5 bước

Bước 1: Viết 4 email ra giấy hoặc Google Docs trước, dùng mẫu ở trên.

Bước 2: Mở phần mềm email của tiệm, tìm mục automation hoặc welcome series.

Bước 3: Chọn điều kiện bắt đầu: "khi có người đăng ký qua form".

Bước 4: Dán từng email vào, đặt khoảng cách: ngay lập tức, 2 ngày, 4 ngày, 7 ngày.

Bước 5: Tự đăng ký bằng email của mình để thử. Đọc cả bốn thư trên điện thoại, bấm thử từng đường link.

Bước 5 đừng bỏ. Lỗi hay gặp nhất là đường link hỏng hoặc tên khách hiện thành "[Tên]".

Sau chuỗi chào mừng, còn những chuỗi nào nên có?

Khi đã quen tay, anh chị thêm dần:

• •Email sinh nhật: gửi đầu tháng sinh của khách.
• •Email "lâu rồi không gặp": gửi khi khách quá 6–8 tuần chưa quay lại.
• •Email sau lần ghé: cảm ơn và xin review.

Làm từng chuỗi một. Chuỗi chào mừng chạy ổn rồi mới thêm cái tiếp theo.

Tóm lại

• •Bốn email: gửi quà → giới thiệu tiệm → giúp ích → mời đặt lịch.
• •Email số 0 phải tới trong vài phút.
• •Mỗi email một việc, ngắn, ký tên thật.
• •Tự đăng ký thử trước khi cho chạy.

Bài tiếp theo (9.6): đọc số liệu email thế nào để biết chuỗi này có hiệu quả không.

Nếu anh chị muốn có người viết và cài sẵn chuỗi này, rồi nối với lịch hẹn để email "lâu rồi không gặp" tự chạy, đó là việc Wizy CRM làm. Cần hỏi thêm thì đặt 15 phút tư vấn miễn phí.

---

✍️ Về tác giả: Đỗ Ngọc Hoan Founder của Wizy.ca — agency marketing dành cho doanh nghiệp Việt tại Ontario. Mình viết để giúp các anh chị chủ tiệm hiểu marketing một cách đơn giản nhất, không thuật ngữ rối rắm. Đọc thêm tại dongochoan.com.